5 +1 reglas de oro para gestionar sin estrés tus alquileres (y evitar conflictos con inquilinos)

¿Cómo consigo que mis inquilinos apenas contacten conmigo, me valoren como propietario y, por supuesto, paguen la renta cada mes sin retrasarse?

El otro día mi hijo mayor, imagino que viendo cierto agobio en mi cara, me preguntó si cada mes tenía que gestionar incidencias de inquilinos relacionadas con nuestra cartera de inmuebles de alquiler.
Después de respirar, bajar revoluciones y reflexionar unos instantes, mi respuesta fue la siguiente:

– Hijo, la verdad es que no. Y sabes el motivo, a pesar de que quizás no lo creas del todo, el número de incidencias que hay que gestionar por vivienda depende bastante de mí y no de los inquilinos.

Mi hijo tiene la cabeza muy amueblada (mi opinión como padre es sesgada evidentemente pero la tiene😉) y después de quedarse pensando unos segundos dio media vuelta y siguió con sus cosas.

Para los más noveles en la inversión inmobiliaria quizás os sorprenda esta frase.

¿Cómo va a depender del propietario si un inquilino te llama o no?

Sorprendentemente así es. Hay muchas variables que controlamos los propietarios (más de las que puedas creer).

Después de tantos años como propietario que alquila un buen número de viviendas, en este artículo (a través de ejemplos y experiencias vividas) voy a compartirte 5 reglas claras (+1 principio adicional) que me ayudan enormemente a que mi vida como propietario sea muy tranquila.

Lo mejor de todo es que estas mismas reglas también ayudan mucho al inquilino como verás a continuación.

Empezamos.

Regla #1: ¡NO REGALES, INVIERTE!

Sé justo con los aspectos monetarios y cumple con tus obligaciones como propietario pero no «regales nada» (regalar e invertir es muy distinto, diferencia ambos términos).

Siempre me ha hecho gracia cuando algunos inquilinos que entran el día 23 de un mes me piden si les regalo esos últimos 7 u 8 días del mes.

Al final, con un alquiler medio de algo más de 800 euros de mis viviendas, eso supondría «regalarles» 200 euros. 
Debes ser consciente que si ya cedes en eso estás dando una señal equivocado a tu nuevo inquilino.
200 euros es mucho dinero. Y es mucho dinero tanto para tu inquilino, como para ti como propietario.
Si le dices que no, el inquilino quizás pueda pensar: «qué tacaño que es este propietario». Quizás alguno lo pueda pensar.

Pero te aseguro que si le dices que sí el inquilino acaba de ganar una pequeña batalla que puede llevarle a iniciar muchas más demandas en el futuro.

Para ser un buen propietario debes ser riguroso. Riguroso con el inquilino y riguroso contigo mismo.

Me considero una persona generosa y justa y cuando «hago un regalo» quiero que haya un motivo para ello.
Por ejemplo, a un inquilino impecable de largo plazo en muchas ocasiones no le subo todos los años el alquiler con la inflación. Pero eso no es un regalo sino una inversión.
Y es una inversión porque el inquilino te asegura que lo aprecia y lo interioriza y porque ademas se lo digo. 

Se lo acostumbra a comentar con un mensaje tipo: 

-Buenos días Manolete. Este mes tocaba subir tu alquiler 20 euros al mes.
¿Y sabes? Este año he decidido no aplicar esta subida (el año que viene si que la aplicaré).
Este detalle lo he hecho porque apenas tienes incidencias y tu comportamiento como inquilino es impecable.
¡Muchas gracias y que pases un buen día!

Eso no es un regalo de 240 euros al año. Eso es una inversión por mi parte.
Le estoy diciendo al inquilino que cuando mejor funcionen las cosas, mejor será para él (y para mí). Y de forma sutil, si quiere cambiar de vivienda sabe que conmigo hay años que no le subo el alquiler mientras que si se va a otra vivienda no puede tener certeza de ese hecho.

Acabas de ver la diferencia entre regalar e invertir:

• Regalar una semana al nuevo inquilino para «empezar bien» la relación es un regalo que no tiene sentido porque el inquilino aún no te ha demostrado absolutamente nada.
• Invertir por ejemplo en no subir la renta cada año es muy diferente y en algunos casos puede tener mucho sentido.

En muchas de tus decisiones económicas como propietario siempre piensa si estás «regalando» o estás «invirtiendo». 
Sé un buen inversor y siempre que tenga sentido invierte.
Los regalos los guardas para tu familia, para tus amigos (y también para ti mismo).

Regla # 2: ¡LA CLARIDAD ES UN SUPERPODER!

Define expectativas sencillas y claras con tus inquilinos desde el primer momento

Inquilino: 

-La caldera no funciona. ¿Qué hago? 

Yo (propietario):

-Llama primero al seguro y después a un técnico si no te dan solución.
Me envías presupuesto y si me parece bien lo aceptaré.
Te envío mis datos fiscales. Necesito una factura con mi dirección fiscal y que conste específicamente la dirección en la que se ha realizado el trabajo.
Dile a tu proveedor que le pagaré yo directamente cuando recibe la factura de forma impecable exactamente tal y como te he definido.

Lo que acabas de leer, es un pequeño ejemplo de definir claramente tus expectativas como propietario.

Escribir este mensaje cuesta menos de 1 minuto y te evita enormes líos futuros.

Le estás explicando al inquilino lo que debe hacer paso por paso.

Y yo lo he aprendido no por listo, sino porque ya me ha ocurrido en demasiadas ocasiones pagar reparaciones y no recibir facturas o recibirlas de forma incorrectas. Por eso, porque el diablo sabe más por viejo que por diablo, no pago facturas hasta que no las recibo bien.

Y hay muchos otros ejemplos como éstos.

Yo siempre pago rápido y bien como propietario.
Y espero exactamente lo mismo de los inquilinos.

Si se retrasan 2 días en el pago hay mensaje de WhatsApp.
Si se retrasan 4 días en el pago hay llamada.
Y si el retraso es estructural, intento cancelar el contrato.

No me interesa un inquilino que no cumpla sus obligaciones. Yo tengo deberes por supuesto, pero también tengo derechos. Y uno de mis derechos es no tener que perseguir a un inquilino para cobrar.

Con el tema de los pagos sé justo (como te expliqué en la regla anterior), ya que el buenismo es peligroso.

Otro ejemplo de claridad.

Una nueva inquilina quería que le comprara una nueva lámpara una semana después de entrar en el piso porque la que había no era lo suficientemente grande y potente según su criterio…

Ya te puedes imaginar mi respuesta.
Educada y firme por supuesto.
Ese mensaje por su parte, fue una oportunidad de oro para explicarle lo que la inquilina podría esperar de mí y lo que no.

Por ello, como propietario aprovecha cada «incidencia» para definir tus expectativas de forma muy clara y sencilla. 

Las reglas claras ayudan enormemente a crear relaciones mucho más sanas para todo el mundo. Como propietario tienes que minimizar los «malentendidos». Y para ello, antes de contestar a un inquilino piensa bien la respuesta que le vas a dar y las implicaciones de la misma.

Ser claro, a veces, implica sentirse incómodo a corto plazo.
No ser claro, casi siempre, implica problemas mucho mayores a medio y largo plazo.

Regla # 3: ¡EXPRIME LA MEJOR HERRAMIENTA QUE EXISTE PARA EVITAR CONFLICTOS!

Escribe en el contrato todo lo que conoces de tu propiedad y que ayudará al inquilino (al mismo tiempo que te ayuda a ti).

Mis contratos son muy largos (de unas 40 páginas).
Son completamente legales e incluyen muchas cláusulas que me protegen tanto a mí como al inquilino.

• Si dejo 3 juegos de llaves al entregar la vivienda está escrito en el contrato (e incluyo una foto de los 3 juegos). Sino lo incluyo, 5 o 10 años más tarde nadie se acuerda de cuántas llaves le entregué al inquilino.
• Si hay que hacer la revisión del aire acondicionado cada año está especificado en el contrato también y con el número del servicio técnico recomendado por mi parte.
• Si justo antes de entregar la vivienda la pinto, también establezco en el contrato el color de la pintura con el que inquilino debe pintar la vivienda para devolverla tal y como se la entregué.
• Si las ventanas de «diseño» son un coñazo y son fácilmente rompibles por el inquilino (pues los dos anteriores inquilinos las han roto) también lo especifico en el contrato.
• Si hay reglas de la comunidad de propietarios con las que hemos tenido incidencias en el pasado también lo especifico en el contrato.
• (¿Sigo?)…

Como propietario, el contrato es una herramienta poderosísima. 
Y es poderosa no porque vayas a denunciar al inquilino si no cumple con algo. Para nada.
De hecho, un buen contrato con unos buenos inquilinos produce siempre el efecto contrario.

Te evita muchos problemas futuros porque antes de dar tus llaves tenéis que acordar todas las cláusulas tanto tu como tu inquilino.

Siempre sé legal por supuesto. Pero usa ese documento para anticiparte a potenciales problemas que puedan llegar.

Si inviertes como lo hacemos mi mujer y yo, poseerás viviendas durante muchas décadas o durante toda tu vida.

Y por ello, tus contratos serán entes vivos que irán creciendo en extensión a medida que conozcas más tu propiedad.

Piensa que aquello que no está en el contrato no existe.

Cuando algo queda claro en el contrato estáis evitando un futuro problema. Y mucho más relevante que tener que pagar más o menos como propietario por un malentendido, lo más importante de un buen contrato es que te evita discusiones desgastantes. 

Y evitar una discusión, ¡no tiene precio!

Regla #4: ¡REACCIONA CON CALMA Y CRECE FRENTE A IMPREVISTOS!

A veces ocurren situaciones «raras» que te regalan experiencias que te ayudarán a crecer como propietario.

6 meses después de alquilar una vivienda a una joven pareja me llama la inquilina y tenemos esta conversación:

– Alberto, lo nuestro no funciona.

– ¿Qué he hecho mal?

– No, no. No hablo de ti. Hablaba de mi novio. Me separo de mi pareja.

– ¡Ah! Lo siento.

– Quiero quedarme en el piso.

– Pero si no recuerdo mal solo con tu salario no cubres la regla de oro del alquiler. Solo el alquiler de la vivienda se come la mitad de tus ingresos.

-Ya lo sé. Pero mis padres me ayudarán.

-Entiendo, me pillas medio liado ahora. ¿Te importa que te llame en una hora y hablamos con calma?

Cuando me ocurren cosas por primera vez necesito tiempo para pensar.
Es en esas ocasiones cuando debes reflexionar antes de hablar.
Cuando te llama una chica trabajadora, encantadora y educada de 23 años que ha roto con su novio y te dice con una voz semi rota que quiere quedarse en la vivienda es fácil que le digas que sí sin pensar en las consecuencias que esa respuesta pueda tener.

En esos momentos, utiliza el comodín de ganar tiempo para pensar bien tu respuesta.

Nunca te precipites y no respondas si no estas 100% seguro de las implicaciones de una determinada decisión.

En este ejemplo, me tomé mi tiempo y después de pensarlo un poco e incluso llamar a mi agente inmobiliario de confianza le llamé de vuelta y le dije:

-Ya he pensado una solución buena para ambas partes.
-(…)
– Deberemos añadir una nueva cláusula en el contrato.
Lo único que se me ocurre es que encuentres un familiar avalador cuyos ingresos compensen el riesgo que asumo al cambiar las condiciones de contratos pues tu pareja se va…

– ¡Ah! Entiendo. Pensaba que sería más fácil. Que no habría que cambiar nada.
– Si no cambiamos nada en el contrato y tu te quedas con la vivienda, tu pareja (perdón expareja) va a tener que pagar si por lo que sea tu no pagas.
No creo que le haga mucha gracia.

Además, hay que hacer las cosas bien. Mira lo del avalista con calma y me dices algo, ¿vale?
Y si por lo que sea no puede ser, pues deberemos anular el contrato. Esta opción también es una posibilidad por supuesto y te daría suficiente tiempo en esta transición.

-Ok. A ver que puedo hacer. Miro lo del avalista y te llamo de vuelta rápido.

Al cabo de un par de semanas firmamos un anexo en el contrato con su madre como avalista. Ella se queda en la vivienda y yo sigo tranquilo con garantías para asegurar que me pagará la renta todos los meses.

Cuando alquiles viviendas te ocurrirán cosas. Cosas no previstas. Ni por ti ni por tus inquilinos.
Es normal. 

Y poco a poco irás ganando experiencias que te ayudarán a gestionar con calma y normalidad estas situaciones.

Escucha y siempre llega a acuerdos con inquilinos. No llegar a un acuerdo bueno para ambos es lo peor que te puede pasar porque te rebotará en el futuro. 

Y esta regla de oro me lleva a la siguiente regla.
Sin duda, una de las más importantes.

Regla #5: ¡ADELÁNTATE y VISUALIZA EL FUTURO!

Cuando entrevistes para seleccionar a inquilinos, intenta visualizar como gestionarán potenciales situaciones problemáticas que puedan llegar en el futuro.

He hablado en varios artículos (1.-¿Cómo encontrar al «inquilino perfecto»?, 2.- Cómo construir una relación sana entre el propietario y el inquilino de una vivienda de alquiler, 3.- Cómo alquilar un piso rápidamente (y con un gran inquilino) ) de mis métodos exhaustivos y estrictos para seleccionar inquilinos.

Al final, por suerte, si inviertes en buenas zonas con demanda elevada existen muchísimos candidatos cualificados.
Eso es una bendición que debes saber utilizar a tu favor.

Un mal inquilino destroza una potencial buena inversión y la convierte en pesadilla.

Seleccionar con cabeza es crítico.

Ya no te hablo de los requerimientos económicos (esto lo doy por hecho), sino que lo más importante es que intentes leer cómo esa persona o personas gestionarán las situaciones sorpresivas que van a llegar.

• ¿Cómo reaccionarán cuando se les rompa la caldera?
• ¿Que dirán cuándo les pases el recibo del impuesto de residuos?
• ¿Cómo dejarán tu vivienda al marcharse?
• ¿Te pagarán el último mes o harán el truco ilegal de no pagarte y decirte que lo cobres de la fianza?
• ¿Cómo se relacionarán con los otros inquilinos?
• ¿Cuidarán tu vivienda como si fuera suya?
• ¿Están de paso o puede que vivan una década en la vivienda?

Quien te diga que tiene la respuesta a todas esas preguntas miente como un cosaco. Pero…

… te aseguro que cuando entrevistas potenciales inquilinos puedes jugar al juego de probabilidades y para cada una de esas críticas cuestiones que rondan en tu cabeza puedes tener una respuesta más o menos aproximada.

Si una familia con dos hijos, amuebla una vivienda de 3 habitaciones no es para vivir 6 meses…

Si alquilas tu estudio a un estudiante de Erasmus ya sabes lo que normalmente ocurrirá en cuánto acabe su experiencia internacional…

Si una persona cuando la entrevistas no es capaz de responder a tus cuestiones con sentido común y sus respuestas son bizarras pues imagina lo que vas a pensar como propietario cuando te cuente que hay que fumigar el piso porque su hija ha visto una cucaracha en el piso del vecino del cuarto.

Las personas lo cambiamos todo. Para bien y para mal.

En dos entrevistas (mínimo una por teléfono y una cara a cara) no serás capaz de adivinar el comportamiento futuro de un potencial inquilino pero te aseguro que podrás maximizar probabilidades de que la cosa salga bien.

Escucha, observa, deja hablar al otro, pregunta,…

… sé tan humano como puedas como propietario y al mismo tiempo busca inquilinos que respiren aire de buena gente. La bondad se contagia. Si tienes cierta bondad, sabes a lo que me refiero. La bondad es difícil de captar en poco tiempo pero no imposible.

Y en caso de dudas con un potencial inquilino, no le alquiles la vivienda e invierte más tiempo en el proceso. Si buscas inquilinos que vivan 5 años en tu vivienda tardar un mes más es perder un 0,5% de la rentabilidad de esa operación. Cacahuetes.

Regla #5 + 1: ¡HUMANIZA LA RELACIÓN!

La gente correcta en el sitio correcto transforma el alquiler de vivienda en una actividad inversora semi-pasiva muy agradable.

– Hay riego automático en el jardín. Sé consciente que estás viviendo en mi antigua vivienda así que para mí es importante que cuides las plantas. Como véis os lo dejo todo en muy buen estado. Abonado y sin hierbajos. Le tengo mucho aprecio y cariño. Si te interesa puedo contarte la historia de cada una de los árboles y plantas que hay en este jardín...

– Alberto, adoro las plantas. Si hemos alquilado esta vivienda es por la espectacular terraza con jardín que tiene. No te preocupes. Mis padres aman también las plantas y desde pequeño siento amor por ellas. Cuando vuelvas a ver la vivienda encontrarás aún un jardín más bonito del que nos dejaste.

En setiembre de 2022 escribí este artículo en el que definía los pasos que había utilizado para alquilar una vivienda de lujo que poseemos. Es un tipo de vivienda especial y por tanto en la selección de inquilinos hay procesos adicionales que tomé para asegurar tener unos inquilinos aún más impecables.

Hace un par de meses y después de 3 años, los inquilinos se fueron y al entrar en la vivienda y ver el jardín casi me caigo en el suelo. 

La chica tenía razón: plantas bien podadas, cuidadas, hojas verdes en pleno verano, abono, flores por doquier, cojines limpísimos…

Nuestro inquilino había transformado un bonito jardín en un extraordinario jardín.
Obviamente, lo hicieron para ellos pero al fin y al cabo fue bueno también para nosotros.

Visualizo la actividad de alquiler de viviendas como un negocio bonito.
Es bonito alquilar viviendas para que la gente pueda hacer sus vidas en ella. Y es bonito contribuir con nuestro capital, nuestra deuda, nuestra energía, nuestro conocimiento y nuestro riesgo (a veces se olvida) en crear las mejores condiciones posibles.

En las noticias y la prensa de hoy en día puedes leer de todo. 

Que si los inquilinos se aprovechan de la ley, que si los propietarios somos unos especuladores desalmados…
La verdad es que todo esto es ruido. Ruido y más ruido.

La mayoría de los humanos por definición somos animales sociales que no amamos el conflicto.

Llevo muchísimos años alquilando viviendas y por supuesto que he tenido ciertos problemas (faltaría más) pero te aseguro que son mucho más la excepción que la regla.

Humanizar la relación propietario-inquilino. es mi última regla y quizás la más importante de todas porque en realidad…

…Humanizar no es un regla. Humanizar es un principio.

Humanizar la relación te sirve especialmente cuando hay situaciones que no responden a reglas.

Humanismo no es buenismo, humanizar es usar la cabeza, la empatía y el sentido común.

Así que usa las 5 reglas de oro que he compartido contigo pero acuérdate de la última y nunca olvides este principio:

Humaniza tu gestión de alquileres.

Huye del ruido y de las críticas tanto si eres propietario como inquilino porque hoy eres propietario y mañana serás inquilino.

Sé humano para resolver los conflictos que llegarán. Escucha antes de responder e intenta proponer soluciones largoplacistas y buenas para ambas partes siempre que puedas.

Humaniza tu relación y cada día te sentirás un poco mejor y tu inquilino también lo notará.

Seamos todos más personas. 

Nos irá mejor como sociedad.

Recuerda, inquilino sano in propietario sano.

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Foto que encabeza el artículo: Las reglas nos hacen libres (Unsplash)

Y en tu caso, ¿tienes algunas reglas al gestionar inquilinos (o que has vivido/sufrido como inquilino) que te gustaría compartir? ¿hay alguna de mis reglas que te chirría?

¿Nos lo comentas en los comentarios y así construimos juntos un artículo más completo?